28-06-2024: Ieder nadeel heb zijn voordeel

De Nederlandse taal zit vol met spreekwoorden en inzichten over geld, snelheid en een manier van leven en kijken. “Wet van de remmende voorsprong”.  “Hardlopers zijn doodlopers”. “Doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg”. “Een dubbeltje omkeren voordat je het uitgeeft”. “Vele eersten zullen de laatsten zijn”. Allemaal haken ze aan bij de Nederlandse volksaard en cultuur. Ik koop alleen tweedehands auto’s en kijk eerst op markplaats als ik iets “duurs” nodig heb dus pas ik wel in deze cultuur.

Deze blog gaat zoomt in op “de wet van de remmende voorsprong” en ik denk dat ik kan hardmaken dat deze wet geldt voor de lokale erfgoedsector. Dit is een sector waarin de budgetten beperkt zijn en zwaar wordt geleund op vrijwilligers, donateurs en in afnemende mate de lokale overheid. De 'dubbeltjes' worden in de sector dus meermalen omgekeerd voordat ze worden uitgegeven.

Dit betekent ook dat de gemiddelde collectiebeheerder niet snel van collectiebeheersysteem zal wisselen of om de paar jaar een nieuwe website zal laten maken. En daarmee leg ik de vinger op de zere plek. Als ik op bezoek ga bij een collectiebeheerder kom ik de meest bijzondere en exotische beheersystemen tegen. Sommige daterend uit het eind van de vorige eeuw. En om eerlijk te zijn gaat mijn hart daar sneller van kloppen. Mijn “IT-carrière” is begonnen in 1983 en ik heb sindsdien vele IT-generaties zien komen en gaan. Ik herbeleef ze in het erfgoedveld.

Trouw blijven aan een “verouderd” systeem heeft als voordeel dat de aandacht uitgaat naar de data en niet naar de techniek. En omdat de lokale erfgoedsector zoals gezegd zwaar leunt op vrijwilligers en deze over het algemeen aardig op leeftijd zijn is het belang van up-to-date techniek beperkt. Het is helemaal prima dat metadata van een beeldcollectie in een dertig jaar oud Excelbestand wordt bijgehouden of in een digitale beeldbank waarvan de technische ondersteuning rond de eeuwwisseling is beëindigd. Zolang de Windows-XP computer het doet (en liever niet is aangesloten op het Internet) is er niets aan de hand!

En daarmee kom ik op de titel van deze blog “ieder nadeel heb zijn voordeel”, die overigens aanhaakt op een uitspraak van Willem van Hanegem en niet, zoals velen denken, van Johan Cruyff, maar dat terzijde. De “corebusiness” van de lokale erfgoedsector is (in mijn bewoording) “het verzamelen en bewaren van lokale historische kennis voor volgende generaties”. En dat heeft de sector naar beste kunnen gedaan! Ze heeft vanwege de beperkte budgetten gekozen voor data en niet voor techniek en verdient lof voor deze onbedoelde strategische keuze!

Voorbeeld, we hebben zojuist een grote dataconversie afgerond in Zandvoort. Het Genootschap Oud Zandvoort aldaar heeft tientallen jaren zorgvuldig tijd en energie gestoken in het “het verzamelen en bewaren van historische kennis over Zandvoort voor volgende generaties”. Resultaat is 100.000 digitale foto’s, 500 digitale video’s, 3500 digitale documenten en gescande manuscripten. En als “kers op de taart” een krantenarchief van 120 jaar bestaande uit 60.000 PDF-bestanden. Dit alles zorgvuldig gedocumenteerd en voorzien van metadata in Excel, een gedateerde Mediadex beeldbank en een harde schijf met duizenden beschrijvende mapnamen. De vrijwilligers van het Genootschap Oud Zandvoort zijn er in geslaagd om met beperkte middelen de aandacht te blijven vestigen op wat belangrijk is “data en structuur”. Het stelt ze nu in staat om een 'vliegende start' te maken met het nieuwe collectiebeheersysteem.

Het Genootschap Oud Zandvoort heeft ongemerkt minimaal vier technische IT-generaties aan zich voorbij laten gaan en daarmee regelmatige investeringen in techniek voorkomen. Financiële ruimte bleef beschikbaar voor het produceren van het eigen 'glossy' kwartaalblad, het regelmatig organiseren van genootschapsavonden en presentaties en het uitgeven van diverse boeken.

Maar nu vindt het bestuur het tijd om de diverse versnipperde systemen te integreren en tegelijkertijd online te ontsluiten. Ontegenzeggelijk zet Zandvoort daarmee met 'zevenmijlslaarzen' grote stappen vooruit. De technische achterstand wordt in een keer meer dan ingehaald. Betekent dit dan ook dat de klok van de wet van de remmende voorsprong nu gaat tikken voor Zandvoort? Volgens mij niet. Genootschap Oud Zandvoort gaat namelijk gewoon door met waar ze goed in is, concentreren op data en structuur, niet op techniek.

Immers, het nieuwe collectiebeheersysteem ErfgoedCMS™ vraagt geen financiële investering, is coöperatief van opzet, hanteert standaarden, is open van aard en werkt met een abonnementen structuur. Dit betekent dat de data en structuur centraal staat, niet de techniek! En juist dát principe, om met Johan Cruyff te spreken “zie je pas als je het doorhebt”. Cruyff en Van Hanegem eindigen in deze blog dus gewoon weer eens met een gelijkspel.

Tekst: Bauke Folkertsma (Reageren? Bel of mail via 06-51151519 of bauke@erfgoedcms.nl)

ps. Op Archief Oud Zandvoort kunt u de vorderingen in Zandvoort op de voet volgen.