04-10-2024: Verhaallijnen en het Magnolia-effect

De laatste jaren is er een groeiende trend gaande om vanuit het huidige tijdsgewricht met nieuwe ogen te kijken naar het verleden. Of het een hype is in plaats van een trend zal de tijd leren. Hoe dan ook, het heeft voor de erfgoedsector grote implicaties. De afgelopen maanden ben ik deze trend meerdere keren in het werkveld tegengekomen en er bekruipt mij een ongemakkelijk gevoel. Ongemakkelijk genoeg om er een blog aan te willen wijden, met een verrassende afloop.

De eerste keer dat ik met de trend werd geconfronteerd was tijdens een bijeenkomst waarin lokale erfgoedprojecten werden gepresenteerd op zoek naar subsidie. Een van de voorgestelde projecten ging over het herschrijven van metadata bij een filmarchief. Let wel, het gaat niet over het herschrijven van het filmarchief zelf maar van de metadata waarmee de films zijn gearchiveerd en gedigitaliseerd in jaren tachtig van de vorige eeuw. Degenen die zich destijds met de digitalisering en metadatering van dit materiaal hebben bezig gehouden hebben zich bediend van het gangbare taalgebruik van die periode? Tegenwoordig zouden we het anders doen, dus waarom gaan we het niet herschrijven is de vraag.

Een volgend voorbeeld. Vorige week woonde ik een themadag bij in het Fries Museum in Leeuwarden. Het thema was erfgoedinformatie en de AVG, oftewel privacy. Ik vond het een bijzondere dag en heb er veel van opgestoken. Zo blijkt maar weer, je bent nooit te oud om te leren.

Een van de presentaties ging over het niet bestaande recht op privacy van nabestaanden. Met andere woorden, mensen op het kerkhof hebben geen privacy. Als voorbeeld werd aangehaald de vrijgave van het Centraal Archief bijzondere Rechtspleging. Citaat: “In dit 3,8 strekkende kilometer archief bevinden zich dossiers van personen die verdacht werden van collaboratie met de Duitse bezetter tijdens de Tweede Wereldoorlog”. Voorheen moest je door een reeks van hoepels springen om inzage  te krijgen in dit archief, vanaf 2025 komt het op straat te liggen voor “Jan en Alleman” om in te grasduinen.

De lezing werd verzorgd door een nabestaande van een “Foute Nederlander”. Het aangrijpende pleidooi was niet om het archief niet te openbaren maar na te denken over een ietwat "intelligentere" manier van openstellen.

Als laatste haal ik een drama aan dat zich heeft afgespeeld in een Fries dorp in de laatste dagen van de tweede wereldoorlog. Het drama betreft een verzetsdaad en represailles door de bezetter. Deze gebeurtenis heeft het dorp tot op de dag van vandaag verdeeld tot op het bot. Zozeer dat het verhaal zelf nog niet objectief kan worden verteld on overgeleverd via het lokale dorpsarchief. Het dorpsarchief dat tot doel heeft om op een objectieve manier de lokale geschiedenis te bewaren voor volgende generaties. De vrijwilligers durven het (nog) niet aan om het verhaal op te schrijven.

Nu de moraal van het verhaal. Ik houd me bezig met erfgoedinformatie en ondersteun collectiebeheerders bij hun belangrijke werk. Als het gaat om bovenstaande kwesties sta ik me een mond vol tanden, ben ik een buitenstaander. Wel voel ik aan dat het werk van de collectiebeheerders veel meer is dan alleen het verzamelen van potscherven en het documenteren van oude foto’s en filmpjes. Het gaat ook, en misschien wel vooral, over het kunnen begrijpen van lokale omstandigheden, gevoeligheden en afhankelijkheden. Lokaal geworteld zijn is wellicht geen eis maar wel een consequentie.

Dat brengt me naar de titel van deze blog “Nieuwe bezems vegen schoon”. Deze titel vertelt maar de helft van het verhaal. Het is afgeleid van de Engelse spreekwoord “A New Broom Sweeps Clean, But An Old Broom Knows The Corner”. Oftewel, Nieuwe bezems vegen schoon, maar oude bezems kennen de hoeken van de kamer.

Ik kijk nu met andere ogen naar de enigszins gevorderde leeftijd van de gemiddelde vrijwilliger in de lokale erfgoedsector.

Al maanden loop ik rond met het idee om iets te schrijven over verhalen en verhaallijnen. Deze komen steeds meer in de belangstelling in de erfgoedsector. Zeker als je kijkt naar de lokale erfgoedsector en de mate waarin deze in staat is om verhalen van de “gewone man en vrouw in de straat” op te tekenen.

Al gedurende een lange tijd zijn beleidsmakers zich ervan bewust dat deze verhalen niet verloren mogen gaan. Het verdrag van Faro wordt vaak aangehaald als mijlpaal in deze bewustwording. Al eerder heb ik iets geschreven over dit verdrag en me verbaasd over het feit dat dit verdrag stamt uit 2005. Het is dus bijna 20 jaar oud. Dat geeft te denken.

Terzake, onlangs raakte ik verzeild in een geanimeerd gesprek over de principiële verschillen in erfgoed collectiebeheersystemen en gaandeweg viel het kwartje. Je hebt grofweg twee smaken: beeldbanken met verhalen en verhalenbanken met beelden. Zelf werk ik, zonder het te weten, al jaren aan de laatste categorie.

De vrijwilligers die ik assisteer bij het bouwen van hun lokale erfgoedcollecties schrijven bovenal verhalen. Ik denk aan Easterein, een dorp hier in Friesland in de driehoek Sneek, Bolsward, Franeker. Daar bouwen ze al een paar jaar, van onderop, aan een indrukwekkend dorpsarchief van Easterein. De vrijwilligers voegen hun eigen herinneringen, meestal in de Friese taal, toe aan het dorpsarchief maar interviewen ook mede-dorpsbewoners aan de keukentafel. Oude foto’s, films etc. worden aan het verhaal toegevoegd. Gezichten op de foto’s digitaal gemarkeerd en gelabeld.

Ze hebben inmiddels vele honderden verhalen geschreven of met toestemming overgenomen uit bestaande bronnen zoals een vuistdik boek over het dorp dat al jaren niet meer in de boekwinkel te vinden is. Aan die verhalen hangen duizenden foto’s. Op dit moment worden tientallen 8mm films gedigitaliseerd en die worden op dezelfde manier aan de verhalen toegevoegd. Het werk van de vrijwilligers wordt in en buiten het dorp erg gewaardeerd. Ze ontvangen voldoende donaties via de site om de digitalisering van de 8mm films van te bekostigen.

Het mooie van het systeem van Easterein is dat je verhalen en media zoals foto’s en films aan elkaar kunt koppelen met een simpele muisklik. De fel begeerde verhaallijnen ontstaan eigenlijk als vanzelf.

Voor dit proces van de creatie van verhaallijnen zoek ik een metafoor en de inspiratie komt uit een onverwachte hoek. Hollywood heeft door de jaren heen een aantal films geproduceerd die ogenschijnlijk losstaande verhalen combineren tot een glorieus overkoepelend epos. Persoonlijk vind ik Magnolia uit 1999 een van de beste voorbeelden. (Niet verwonderlijk vanwege de topcast met o.a. Tom Cruise, Julianne Moore en Jason Robards)

Bovenstaande inspiratie krijgt nog een extra lading als je de centrale motieven van de film zoals onmacht en begrip, schuld en vergeving, legt naast de intrinsieke waarde van erfgoedinformatie voor volgende generaties. Om je daar een mening over te vormen zul je de film moeten zien en ervaren. Hij staat vast nog wel ergens op een streamingsdienst. Bol.com heeft er sowieso een ruime voorraad van.

Ik stel alvast voor dat we, bij gebrek aan een beter alternatief, de term “Het Magnolia-effect” gaan gebruiken om het proces van het ongemerkt versmelten van verhalen tot verhaallijnen binnen de erfgoedsector mee aan te duiden.

De Nederlandse taal zit vol met spreekwoorden en inzichten over geld, snelheid en een manier van leven en kijken. “Wet van de remmende voorsprong”.  “Hardlopers zijn doodlopers”. “Doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg”. “Een dubbeltje omkeren voordat je het uitgeeft”. “Vele eersten zullen de laatsten zijn”. Allemaal haken ze aan bij de Nederlandse volksaard en cultuur. Ik koop alleen tweedehands auto’s en kijk eerst op markplaats als ik iets “duurs” nodig heb dus pas ik wel in deze cultuur.

Deze blog gaat zoomt in op “de wet van de remmende voorsprong” en ik denk dat ik kan hardmaken dat deze wet geldt voor de lokale erfgoedsector. Dit is een sector waarin de budgetten beperkt zijn en zwaar wordt geleund op vrijwilligers, donateurs en in afnemende mate de lokale overheid. De 'dubbeltjes' worden in de sector dus meermalen omgekeerd voordat ze worden uitgegeven.

Dit betekent ook dat de gemiddelde collectiebeheerder niet snel van collectiebeheersysteem zal wisselen of om de paar jaar een nieuwe website zal laten maken. En daarmee leg ik de vinger op de zere plek. Als ik op bezoek ga bij een collectiebeheerder kom ik de meest bijzondere en exotische beheersystemen tegen. Sommige daterend uit het eind van de vorige eeuw. En om eerlijk te zijn gaat mijn hart daar sneller van kloppen. Mijn “IT-carrière” is begonnen in 1983 en ik heb sindsdien vele IT-generaties zien komen en gaan. Ik herbeleef ze in het erfgoedveld.

Trouw blijven aan een “verouderd” systeem heeft als voordeel dat de aandacht uitgaat naar de data en niet naar de techniek. En omdat de lokale erfgoedsector zoals gezegd zwaar leunt op vrijwilligers en deze over het algemeen aardig op leeftijd zijn is het belang van up-to-date techniek beperkt. Het is helemaal prima dat metadata van een beeldcollectie in een dertig jaar oud Excelbestand wordt bijgehouden of in een digitale beeldbank waarvan de technische ondersteuning rond de eeuwwisseling is beëindigd. Zolang de Windows-XP computer het doet (en liever niet is aangesloten op het Internet) is er niets aan de hand!

En daarmee kom ik op de titel van deze blog “ieder nadeel heb zijn voordeel”, die overigens aanhaakt op een uitspraak van Willem van Hanegem en niet, zoals velen denken, van Johan Cruyff, maar dat terzijde. De “corebusiness” van de lokale erfgoedsector is (in mijn bewoording) “het verzamelen en bewaren van lokale historische kennis voor volgende generaties”. En dat heeft de sector naar beste kunnen gedaan! Ze heeft vanwege de beperkte budgetten gekozen voor data en niet voor techniek en verdient lof voor deze onbedoelde strategische keuze!

Voorbeeld, we hebben zojuist een grote dataconversie afgerond in Zandvoort. Het Genootschap Oud Zandvoort aldaar heeft tientallen jaren zorgvuldig tijd en energie gestoken in het “het verzamelen en bewaren van historische kennis over Zandvoort voor volgende generaties”. Resultaat is 100.000 digitale foto’s, 500 digitale video’s, 3500 digitale documenten en gescande manuscripten. En als “kers op de taart” een krantenarchief van 120 jaar bestaande uit 60.000 PDF-bestanden. Dit alles zorgvuldig gedocumenteerd en voorzien van metadata in Excel, een gedateerde Mediadex beeldbank en een harde schijf met duizenden beschrijvende mapnamen. De vrijwilligers van het Genootschap Oud Zandvoort zijn er in geslaagd om met beperkte middelen de aandacht te blijven vestigen op wat belangrijk is “data en structuur”. Het stelt ze nu in staat om een 'vliegende start' te maken met het nieuwe collectiebeheersysteem.

Het Genootschap Oud Zandvoort heeft ongemerkt minimaal vier technische IT-generaties aan zich voorbij laten gaan en daarmee regelmatige investeringen in techniek voorkomen. Financiële ruimte bleef beschikbaar voor het produceren van het eigen 'glossy' kwartaalblad, het regelmatig organiseren van genootschapsavonden en presentaties en het uitgeven van diverse boeken.

Maar nu vindt het bestuur het tijd om de diverse versnipperde systemen te integreren en tegelijkertijd online te ontsluiten. Ontegenzeggelijk zet Zandvoort daarmee met 'zevenmijlslaarzen' grote stappen vooruit. De technische achterstand wordt in een keer meer dan ingehaald. Betekent dit dan ook dat de klok van de wet van de remmende voorsprong nu gaat tikken voor Zandvoort? Volgens mij niet. Genootschap Oud Zandvoort gaat namelijk gewoon door met waar ze goed in is, concentreren op data en structuur, niet op techniek.

Immers, het nieuwe collectiebeheersysteem ErfgoedCMS™ vraagt geen financiële investering, is coöperatief van opzet, hanteert standaarden, is open van aard en werkt met een abonnementen structuur. Dit betekent dat de data en structuur centraal staat, niet de techniek! En juist dát principe, om met Johan Cruyff te spreken “zie je pas als je het doorhebt”. Cruyff en Van Hanegem eindigen in deze blog dus gewoon weer eens met een gelijkspel.

ps. Op Archief Oud Zandvoort kunt u de vorderingen in Zandvoort op de voet volgen.

Met lokale erfgoedinstellingen doel ik vooral op heemkundeverenigingen, streekarchieven, oudheidkamers en historische commissies. Ik ken een redelijk aantal van deze clubs van dichtbij en één ding hebben ze allemaal gemeen, ontbrekende of beperkte budgetten. Als ze geluk hebben kunnen ze structureel terugvallen op trouwe donateurs. Soms, maar steeds minder vaak, helpt de gemeente een handje. Maar linksom of rechtsom, ik ken er geen die ogenschijnlijk ruim bij kas zitten.

De laatste tijd loop ik daar een beetje op te “kauwen” omdat ik kansen zie. Ik ken het belang van erfgoedinformatie, dat het zeer populair is gelet op de vele initiatieven en reacties op sociale media. Dat mensen graag een mooie oude kaart of foto aan de wand willen en daar best voor willen betalen. De lokale erfgoedsector lijkt me de aangewezen partij om deze populariteit te verzilveren.

Je kunt je afvragen: waarom is erfgoedinformatie geen verdienmodel? Mijn antwoord op deze vraag is dat het zeker een verdienmodel is maar dat de lokale erfgoedsector deze nog niet heeft ontdekt of nog niet over de juiste instrumenten beschikt. Een betere vraag is daarom, waarom is erfgoedinformatie moeilijk te verkopen? Als je het van deze kant benadert worden een paar zaken snel duidelijk.

Als eerste moeten we af van de gewoonte dat veel erfgoed-gerelateerde media zoals oude foto’s, ansichtkaarten en video’s gratis en voor niets op de sociale media worden gezet. Bijna ieder dorp en iedere stad heeft wel een dergelijke “grabbelton” van alles wat met de lokale historie te maken heeft. Kijk eens naar het aantal “leden” van dergelijke kanalen, vaak vele duizenden. Dat is op zich natuurlijk prachtig, maar het heeft een keerzijde. Het overstraalt het werk van de lokale erfgoedinstellingen. Die hebben stuk voor stuk een gigantische schat aan historische informatie en kunnen er ook nog eens een echt verhaal bij vertellen. Gewoon van mens tot mens. Haal eens een kop koffie bij de lokale heemkundevereniging, oudheidkamer of historische commissie. Je weet niet wat je ziet en de kans is serieus aanwezig dat je daarna lid wordt van de club.

Gebruik sociale media dus gedoseerd en op een manier die het werk en de positie van de lokale erfgoedinstelling versterkt. Als je dat doet gaan er automatisch deuren open die eerder gesloten waren. Start bijvoorbeeld een webshop en ga boeken, foto’s en historische kaarten (uitgeven en) verkopen. Je hoeft maar een paar bestellingen per week te verwerken om een serieus bedrag per jaar te verdienen. Immers, het werk wordt bij de lokale erfgoedinstellingen voornamelijk gedaan door vrijwilligers. Dus concurreren met de commerciële sector is niet moeilijk.

Een andere voor de hand liggende manier om inkomsten te verwerven is het “verwennen” van donateurs of leden. Een online dorps- of stadsarchief zou je moeten zien als een collectie van een museum. Het merendeel van de collectie van een museum staat in het depot en hangt dus niet aan de muur.

Niemand die daarover klaagt, dus waarom zou je als heemkundevereniging, oudheidkamer of historische commissie op je eigen website alles gratis tentoonstellen. Stel dat je donateurs en leden als tegenprestatie een mogelijkheid geeft om het complete archief te bekijken, inclusief alles wat in het “depot” staat. Ik weet zeker dat dit een stevig aantal extra donateurs oplevert. Zeker als je op zorgvuldig gekozen plaatsen de mededeling “Om deze foto te zien moet u donateur worden!” durft te plaatsen. Zet als de spreekwoordelijke “kers op de taart” historische kaarten op Google-Maps en maak deze 'meesterwerken' ook exclusief beschikbaar voor donateurs en leden. Zet een 'embargo' van een jaar op het digitale 'clubblad' voor niet leden.

Het klinkt misschien onaardig, maar als je per jaar een paar tientjes vraagt voor een donateurschap of lidmaatschap staan ze in de rij. Zie het als onderdeel van de noodzakelijke professionalisering en het veiligstellen van de belangrijke maatschappelijke taak waarmee de stichting of vereniging belast is.

Er zijn nog andere kansen maar deze spelen meer in de marge en deze blog mag niet te lang worden. Bovenstaande klinkt misschien als druppel op de gloeiende plaat. Het zou kunnen, zeker op de korte termijn, maar als je het op lange termijn beschouwt is het geen gekke gedachte, erfgoedinformatie als verdienmodel. We leven in een globaliserende wereld waarin mensen toenemende interesse hebben in de eigen afkomst en cultuur. Traditionele sociale media zijn op hun retour en de lokale overheid trekt zich terug.

Verdienmodellen vragen tijd om groot te worden te worden en in te slijten. Tijd is een van de belangrijkste grondstoffen van de lokale erfgoedsector. Ik geef het een jaar of vijf tot zes. In 2030 ziet de wereld van de lokale erfgoedsector er volgens mij heel anders uit, dynamisch en met een professionele uitstraling. Toevallig mag ik in hetzelfde jaar met pensioen, ik zie het daarom maar als mijn persoonlijke Agenda-2030 om via ErfgoedCMS™ hieraan mee te werken.

Laatst hoorde ik de term “koudwatervrees” gebruikt worden in een gesprek over het digitaliseren van erfgoedinformatie. Ik ben er toen verder niet op ingegaan maar het heeft me wel aan het denken gezet. Ik ben gepokt en gemazeld in IT-systemen, dataconversies en internetapplicaties en met die achtergrond zie ik alleen maar kansen en positieve uitdagingen voor de erfgoedsector.

Daarbij heb ik de overtuiging dat digitale erfgoedinformatie, zeker waar het gaat om lokaal geproduceerde erfgoedinformatie in een achterstandspositie verkeert. Ik heb daar een (niet wetenschappelijk  onderbouwde) verklaring voor waarin Wikipedia en sociale media een belangrijke rol spelen. Misschien ga ik daar in een volgende blog nog wel eens dieper op in. Nu verder over koudwatervrees.

Deze wordt volgens mij veroorzaakt door een paar omstandigheden in de lokale erfgoedsector. Ik schrijf met opzet “lokale erfgoedsector” omdat ik het heb over dorpen en steden en de kennis van de omgeving en lokale historie die juist daar te vinden is. In modieuze termen heb je het dan soms over “Oral history” of “Storytelling”. Deze termen vinden een oorsprong in het Verdrag van Faro. Die stamt notabene uit 2005. Volgend jaar twintig jaar geleden dus.

Als je het hebt over de lokale erfgoedsector heb je het over de honderden streekmusea, oudheidkamers, historische commissies en heemkundeverenigingen en dergelijke die Nederland rijk is. Deze clubs doen uitermate belangrijk werk en ik ken een groeiend aantal van dichtbij. Ze hebben te maken met een relatief hoge gemiddelde leeftijd van de vrijwilligers, beperkte budgetten, afhankelijkheid van donaties en subsidies en een relatief grote afstand tot informatietechnologie en digitalisering. Als je het zo bekijkt krijgt de term koudwatervrees ineens betekenis.

Ik wil ze een hart onder de riem steken. Mijn motto is “gewoon doen, je kunt niets fout doen, het kost bijna niets en geeft meer dan voldoening alleen”.

Begin bijvoorbeeld gewoon met het scannen van foto’s. Marktplaats staat vol met geschikte tweedehands scanners. Heb je dozen staan met foto's en oude ansichtkaarten of kasten vol dossiermappen koop dan liever geen “flatbed” maar een zogenaamde “documentscanner”. Dat is een soort van 'omgekeerde laserprinter'. Daarmee kun je in een uur een hele doos digitaliseren. (Ik heb ook wel een tweedehandsje staan voor een paar tientjes, bel gerust).

Heb je stapels grotere documenten of manuscripten kom dan gezellig een middagje scannen in Joure. We kunnen hier tot A0 scannen en leggen graag uit hoe het apparaat werkt. Neem iets mee voor bij de koffie, dan praten we verder nergens over.

Zorgen over opslagruimte? Voor nog geen honderd euro heb je een externe harde schijf van een paar terabyte. Tijdelijk koop je bij Western Digital voor iets meer dan € 200 een Externe harde schijf van 16 Terabyte. Die krijg je van je levensdagen niet vol met scans. Je kunt voor een prikkie 'zwemmen in erfgoeddata'. Als je een backup wilt koop je er twee en kopieer je de ene naar de andere, gewoon automatisch terwijl je slaapt.

Het enige dat je daarna nog zou moeten doen is een lijst maken waarin je de gescande documenten of foto’s beschrijft. Je maakt dan de zo geroemde “metadata” waar iedere IT-er blij van wordt. Het maken van een dergelijke lijst mag in ieder formaat in iedere digitale applicatie. Zelf zou ik het doen in Excel maar als je het liever ergens anders in doet is dat ook prima weet ik uit ervaring.

Als je het zo bekijkt kun je in een paar “zaterdagen” al heel veel werk verzetten. Zeker als je bent met een paar enthousiaste vrijwilligers in een historische commissie of heemkundevereniging.

Na verloop van tijd heb je zoveel digitaal materiaal dat je je vanzelf gaat afvragen hoe je anderen hiervan mee kunt laten genieten. Je kunt dan twee kanten op, je zet het op de Sociale media of je verdiept je in de beschikbare collectiebeheersystemen. Meer (serieuze) smaken zijn er niet. Ieder collectiebeheersysteem beschikt over een technische afdeling die de gemaakte lijst in een handomdraai importeert samen met alle digitale bestanden. Persoonlijk lust ik er wel pap van. In een eerdere blog over De waarde van Dataconversie vertel ik hier meer over.

Bij nader inzien, Sociale media zie ik eigenlijk ook niet meer als serieuze oplossing. Ze hebben de lokale erfgoedsector sinds het verdrag van Faro in 2005 geen stap vooruit geholpen tenslotte.

ErfgoedCMS™ is een relatief nieuwe speler op het  gebied van erfgoed-informatiemanagement. Het is ongeveer twee jaar oud. De “kinderziektes” zijn er wel zo’n beetje uit en de gebruikers die de stap naar ErfgoedCMS™ hebben gewaagd zijn unaniem zeer lovend over de gebruiksvriendelijkheid, de uitgebreide archieffuncties en de manier waarop ErfgoedCMS™ allerlei vensters en bijbehorende media aan elkaar kan knopen. Vooral dit laatste wordt steeds meer gezien als het cruciale voordeel van ErfgoedCMS™. Je zou het een USP kunnen noemen, oftewel een “Unique Selling Point”.

Waar de huidige gebruikers ook erg mee ingenomen zijn is het coöperatieve karakter van ErfgoedCMS™. Het is een content-management-systeem van en voor de erfgoedsector. Licentiehouders zijn automatisch lid van de gebruikersvereniging en praten mee over de doorontwikkeling. Tools die voor de ene gebruiker worden ontwikkeld komen automatisch beschikbaar voor alle andere gebruikers. Interne uurtarieven gelden voor de licentiehouders.

Maar wat is dataconversie?

Dataconversie is een proces waarin data vanuit een bepaalde digitale applicatie geautomatiseerd wordt overgeheveld naar een andere applicatie. Als je naar het werkveld van erfgoed-informatiemanagement kijkt is er een groot aantal applicaties in gebruik bij collectiebeheerders zoals koepelorganisaties, historische commissies, heemkundeverenigingen, musea en oudheidkamers. Via deze applicaties worden analoge en digitale objecten, foto’s, manuscripten, documenten en films geregistreerd en van de zogenaamde “metadata” voorzien.

Voorbeelden van veelvuldig gebruikte applicaties zijn (in willekeurige volgorde) Microsoft-Excel, Microsoft-Access, Perfectview, ACDSee, MediaDex, Cumulus, het Zijper Collectie Beheer Systeem, ADLib en Atlantis, naast sociale media platforms zoals Flickr en Instagram. Sommige van deze applicaties zijn in staat om materiaal grootschalig te ontsluiten op het Internet.

Iedere collectiebeheerder bewaart daarnaast al het digitale materiaal op harde schijven  van PC’s, file- of zogenaamde NAS-servers. In de meeste gevallen zijn deze harde schijven ingericht met uitgebreide mappenstructuren waarbij de mapnamen inzicht geven in de aard en onderwerpen van de bestanden die daarin zijn opgeslagen. Ook deze mappenstructuren zijn vaak intrinsiek onderdeel van de metadata. 

Metadata

Hiervoor is de term Metadata een aantal keren gebruikt. Maar wat is metadata eigenlijk? Metadata is data over de beheerde erfgoedobjecten en bijbehorende digitale media. Vaak wordt in de metadata het beheerde materiaal voorzien van titels, onderwerpen, trefwoorden, rechthebbende, bewaarplaats en dergelijke. Een voorbeeld is een schoolfoto waarvan geregistreerd is in welk jaar de foto is gemaakt, de naam van de school, de klas, de naam van de fotograaf en soms zelfs de namen van de kinderen op de foto.

Iedere collectiebeheerder zal het met mij eens zijn dat het maken van metadata een zeer complexe en tijdrovende werkzaamheid is. Ik durf te stellen dat het bijhouden van de metadata de meeste tijd van medewerkers en vrijwilligers vraagt waar het gaat om de werkzaamheden op de computer. De metadata is om die reden van onschatbare waarde en mag in geen geval verloren gaan. Het is het kloppende hart van het werk van de collectiebeheerder.

ErfgoedCMS™ en dataconversie

Zoals hiervoor aangehaald is ErfgoedCMS™ een nieuwe speler op het  gebied van erfgoed-informatiemanagement. Dit heeft als groot voordeel dat ErfgoedCMS™ vanaf de basis ontworpen en geprogrammeerd is op basis van de jongste technieken en inzichten op erfgoed-informatiemanagement. Mede om deze reden blinkt ErfgoedCMS™ uit in mogelijkheden voor dataconversie. Er zijn inmiddels drie grote projecten afgerond waarin dataconversie centraal heeft gestaan. In elk van deze projecten zijn tienduizenden tot honderdduizenden foto’s, films en gescande documenten en manuscripten, inclusief de bijbehorende metadata, geautomatiseerd ingebracht in ErfgoedCMS™. Tientallen metadata-bronnen van zeer uiteenlopende aard zijn daarbij succesvol verwerkt.

Aanvullend zijn zogenaamde “koppel-tools” ontwikkeld waarmee deze tienduizenden of honderdduizenden media geautomatiseerd kunnen worden gekoppeld aan archiefvensters. Het overhevelen van de bestanden is belangrijk maar het automatisch koppelen op basis van de geïmporteerde metadata is nog veel belangrijker. Het voorkomt na het in gebruik nemen van het systeem onnoemelijk veel uitzoekwerk en het maken van fouten. Het biedt een 'vliegende start' met een gloednieuw collectiebeheersysteem.

Praktijkvoorbeelden

In de praktijk betekent dit dat als medewerkers of vrijwilligers van de collectiebeheerder een archiefvenster maken alle bijbehorende media zoals foto's, films en gescande documenten via de metadata automatisch worden doorzocht en bij overeenkomst worden gekoppeld.

Voorbeeld 1: Bij het maken van een venster van de dorpskerk worden op basis van de geïmporteerde metadata alle bijbehorende digitale media automatisch opgespoord en gekoppeld aan het venster van deze kerk.

Voorbeeld 2: Bij het maken van een venster van een persoon, zoals een fotograaf of een kunstenaar, worden op basis van de geïmporteerde metadata alle bijbehorende digitale media automatisch opgespoord en gekoppeld aan het venster van deze persoon.

De koppel-tools zijn zelfs in staat om rekening te houden met exclusiviteit bij het leggen van koppelingen om overbodige koppelingen te voorkomen. (Het voert te ver om hier in deze blog aandacht aan te besteden maar als u interesse heeft in dit onderwerp leg ik het u graag telefonisch uit. U kunt mij tijdens kantooruren bellen via 06-51151519).

Samengevat

De erfgoed-informatievoorziening is altijd in beweging. Collectiebeheerders staan met enige regelmaat voor de moeilijke keus om over te stappen naar een alternatief of nieuwer systeem voor het beheren van haar waardevolle collecties. Omdat een systeem niet meer wordt ondersteund, het niet meer aan de eisen van de tijd voldoet of niet in staat is om informatie volwaardig op het internet te ontsluiten.

Bij een overstap wordt vaak alleen gekeken naar beheerskosten, functionaliteit en continuïteit. Te vaak worden de 'ins en outs' van een betaalbare, effectieve en complete dataconversie over het hoofd gezien, met alle gevolgen van dien. Soms ook worden plannen toch maar weer in de ijskast gezet vanwege zorgen over het niet volledig kunnen meenemen van de schat aan erfgoedinformatie die tot dan toe met veel inspanning en doorzettingsvermogen is opgebouwd.

Als u als collectiebeheerder voor de keus staat om een nieuw collectiebeheersysteem in gebruik te nemen terwijl u al veel energie heeft gestoken in een oud systeem, zou u het onderwerp van dataconversie met stip op nummer 1 van de prioriteitenlijst moeten zetten.